Imagínese esto: usted es un empresario en ciernes en el Estado Dorado y ha decidido embarcarse en su viaje como propietario único de un negocio en California.
Pero, ¡espera!
De repente se da cuenta de que necesita ayuda. Elegir y registrar el nombre de su empresa para obtener permisos, licencias y cobertura de seguros puede resultar abrumador.
In this easy-to-follow guide for sole proprietorship California businesses, we’ll walk you through each step of the process.
You’ll learn about selecting memorable names, navigating tax registrations, setting up separate bank accounts for your company funds/assets only, ensuring compliance with employment taxes responsibilities, and seeking professional advice when needed.
Cuando llegue al final de esta guía, dispondrá de la información necesaria para iniciar, poner en marcha y mantener su propia empresa californiana unipersonal.
Si no está seguro de que una empresa unipersonal sea la adecuada para su negocio, consulte nuestro post anterior en el que explicamos los tipos de estructuras de organización empresarial disponibles:
Elegir bien la organización de su pequeña empresa
Elegir y registrar un nombre comercial
Empecemos por lo básico.
El nombre de su empresa es su marca, por lo que es esencial elegir uno que represente con precisión a su empresa individual en California.
Para ayudarle a buscar ideas, aquí tiene algunos consejos para elegir un nombre de empresa memorable y relevante:
- Keep it simple yet catchy.
- Evite el uso de palabras genéricas o demasiado utilizadas.
- Considere la posibilidad de incorporar palabras clave relacionadas con su sector o los servicios que ofrece.
¿Tienes el nombre perfecto? Estupendo.
El siguiente paso es registrarlo como "Doing Business As" (DBA) en la oficina del registro del condado donde opera su empresa. Este proceso establece la legitimidad y ayuda a evitar complicaciones legales en el futuro.
He aquí cómo:
- Póngase en contacto con la oficina local del secretario del condado para determinar los requisitos de registro de su DBA: tasas, formularios, etc.
- Busque en el sitio web de la Secretaría de Estado de California, asegurándose de que no haya otras empresas registradas con ese nombre.
- Si todo es correcto, rellene toda la documentación necesaria proporcionada por la oficina del secretario del condado y preséntela junto con las tasas requeridas.
Enhorabuena. Su empresa individual tiene ahora una identidad oficial en California.
Obtención de permisos y licencias
Antes de lanzarse, el siguiente paso es obtener los permisos y licencias necesarios para que su empresa unipersonal funcione legalmente en California.
Tipos habituales de permisos y licencias que necesitan las pequeñas empresas
Los permisos y licencias necesarios varían en función de las actividades de su empresa y de su ubicación en California. Es posible que necesite una licencia comercial general, un permiso de construcción o incluso certificaciones específicas del sector, como la aprobación del departamento de sanidad para empresas alimentarias.
CalGold Business Permit Assistance is an excellent resource that provides information about required permits and licenses based on your specific business type and location.
Recursos para investigar los requisitos de permisos y licencias en California
Echa un vistazo a la Oficina de Desarrollo Empresarial del Gobernador de California (CalOSBA) recursos para garantizar el cumplimiento de la normativa local. Esta oficina ofrece orientación sobre los requisitos de concesión de licencias en todo el estado y enlaces a sitios web de ciudades y condados donde puede encontrar información más localizada sobre necesidades adicionales de permisos.
La obtención de todos los permisos y licencias necesarios garantiza el cumplimiento de la ley y establece una base sólida para su empresa unipersonal en California. Recuerde, los empresarios individuales no están obligados a tener un número de identificación patronal (EIN) o un número de identificación fiscal federal.
Aun así, es posible que tenga que obtener un nombre ficticio de empresa del Secretario de Estado de California y una Licencia de Explotación Comercial Estatal del Departamento de Administración de Impuestos y Tasas de California. Además, California no exige una cuenta bancaria separada para la empresa, pero es una buena idea mantener los activos personales separados de los de la empresa a efectos fiscales y de responsabilidad.
Solicitar un número de identificación de empresa (EIN)
Obtener un EIN de la IRS es esencial contratar empleados como parte de su empresa unipersonal.
Este número sirve de identificación cuando se trata de asuntos fiscales relacionados con la remuneración de los empleados.
Pasos para solicitar un EIN en línea o por correo/fax
Para presentar su solicitud en línea, visite la página Página de solicitud del EIN del sitio web del IRS.
The process is simple and usually takes only a few minutes.
Si prefiere presentar la solicitud por correo o fax, descargue el formulario SS-4 del sitio web del IRS y siga atentamente sus instrucciones.
Cuando necesite actualizar o cambiar la información asociada a su EIN
Si se producen cambios en la información de su empresa, como la dirección o la estructura de propiedad, es crucial actualizar rápidamente estos datos con el IRS.
Puede hacerlo presentando una carta que incluya el nombre de su empresa, el NIF actual y los cambios pertinentes realizados; no olvide firmarla.
Ahora que entiende mejor los números EIN, es hora de pasar al cumplimiento del registro del impuesto sobre las ventas y los impuestos sobre el empleo.
Registro del impuesto sobre las ventas y cumplimiento de la normativa laboral
Muy bien, hablemos de impuestos.
Como empresario individual en California, debe conocer el registro del impuesto sobre las ventas y el cumplimiento del impuesto sobre el empleo. Vamos a desglosar los pasos para estar al tanto de sus obligaciones.
Cómo registrarse para recaudar el impuesto sobre las ventas en California
En primer lugar, determine si su empresa está obligada a recaudar el impuesto sobre las ventas. En caso afirmativo, regístrese en el Departamento de Administración de Impuestos y Tasas de California (CDTFA).
Puede solicitarlo fácilmente en línea utilizando su sistema de registro o acudir a una de sus oficinas locales para que le ayuden. Recuerde que, una vez registrado, debe presentar declaraciones periódicas y remitir el impuesto sobre las ventas recaudado en consecuencia, incluso si no se han realizado ventas durante un periodo de declaración.
Entender las responsabilidades fiscales como empresario individual
Si piensa contratar empleados, ello conlleva responsabilidades adicionales. Esto es lo que debes saber:
- Retención del impuesto federal sobre la renta: Obtenga el formulario W-4 de cada empleado y utilícelo para calcular la retención del impuesto federal sobre la renta basándose en las directrices del IRS. Encontrará más información en Sitio web del IRS.
- Impuestos de la Seguridad Social y Medicare: Debe cubrir la parte patronal y retener la parte del trabajador de estos impuestos. Consulte la Sitio web de la Administración de la Seguridad Social para más detalles.
- Retención del impuesto sobre la renta del Estado de California: De forma similar a la retención del impuesto sobre la renta federal, tendrá que obtener Formulario DE-4 de cada empleado y seguir las directrices proporcionadas por el Departamento de Desarrollo del Empleo de California (EDD).
Ahora que ya hemos hablado del registro del impuesto sobre las ventas y del cumplimiento de los impuestos sobre el empleo, es esencial mantenerse organizado y llevar registros precisos. Recuerde que el cumplimiento de las normas es crucial para el éxito de su empresa unipersonal. Si alguna vez se siente abrumado o inseguro sobre la gestión de su negocio, no dude en utilizar nuestro Herramienta de ayuda a las pequeñas empresas. Estamos aquí para ayudarle a encontrar servicios gratuitos o de bajo coste adaptados a sus necesidades.
Lo más importante:
Como empresario individual en California, es importante registrarse para la recaudación del impuesto sobre las ventas con la CDTFA y cumplir con las responsabilidades fiscales laborales si planea contratar empleados. Esto incluye la retención del impuesto federal sobre la renta, los impuestos de la Seguridad Social y Medicare, y la retención del impuesto estatal sobre la renta de California. Mantenerse organizado y llevar registros precisos es crucial para el éxito de una empresa unipersonal.
Crear una cuenta bancaria independiente para su empresa unipersonal
Hablemos de cómo gestionar eficazmente sus finanzas.
Una cuenta bancaria empresarial separada es crucial para mantener organizadas y diferenciadas las finanzas personales y profesionales.
Esto garantiza una contabilidad más fluida y ayuda a proteger sus activos personales en caso de que surjan problemas legales o contratiempos financieros relacionados con su empresa unipersonal.
¿Cómo puede establecer esta cuenta diferenciada?
Abrir una cuenta bancaria dedicada a la empresa
Primer paso: Investigue los bancos que ofrecen servicios bancarios para pequeñas empresas: compare comisiones, características y opiniones de clientes para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades.
Segundo paso: Reúna documentación como el registro de su nombre comercial ficticio (DBA), EIN (si procede) y documentos de identificación como el carné de conducir o el pasaporte.
Tercer Paso:Póngase en contacto con el banco elegido para concertar una cita con un representante que pueda guiarle en la apertura de una nueva cuenta dedicada explícitamente a gestionar únicamente fondos/activos de la empresa.
Mantenimiento de registros financieros y buenas prácticas
Cobertura de seguro para su empresa unipersonal en California
Como empresario individual en California, es hora de salvaguardar su negocio y sus bienes personales con una cobertura de seguro. Exploremos las pólizas que pueden protegerle de posibles demandas o percances relacionados con defectos de productos, lesiones relacionadas con servicios o negligencias.
Una opción es considerar soluciones de seguros a medida para pequeñas empresas como la suya para los siguientes tipos de cobertura:
- Seguro de responsabilidad civil general - Cubre las reclamaciones por lesiones corporales y daños materiales de terceros derivadas de las operaciones de su empresa.
- Seguro de responsabilidad profesional - Protege frente a reclamaciones por negligencia o errores en la prestación de servicios profesionales.
- Seguro de propiedad comercial - Asegura sus activos físicos, como equipos de oficina e inventario, contra robo, incendio u otros daños.
A la hora de elegir el nivel de cobertura adecuado para su empresa unipersonal, tenga en cuenta factores como la naturaleza de sus actividades empresariales y los posibles riesgos asociados. También puede ser útil consultar a un agente de seguros independiente que pueda ayudarle a comparar las distintas opciones de pólizas disponibles en California.
Además de estas pólizas estándar, es posible que también necesite un seguro de automóvil comercial y una indemnización por accidente laboral, que son obligatorios por ley en la mayoría de los estados, incluido California.
Por último, revise y actualice periódicamente las políticas existentes en función de los cambios que se produzcan en el crecimiento de su empresa y las tendencias del sector.
Cumplimiento y búsqueda de asesoramiento profesional: Mantenerse en el lado correcto de la normativa
California tiene normativas que le obligan a cumplirlas.
Un aspecto clave a tener en cuenta es declarar los ingresos y gastos de su empresa en su declaración de la renta personal.
Deducción de determinados gastos del vehículo asociadas a la gestión de una empresa unipersonal también pueden ayudarle a ahorrar dinero durante la temporada de impuestos.
Más allá de los impuestos, es esencial consultar periódicamente a un asesor jurídico para garantizar el cumplimiento de la legislación y los reglamentos pertinentes que rigen los sectores industriales implicados en negocios específicos bajo este tipo de estructura.
- Cumplimiento fiscal: Los empresarios individuales deben declarar sus beneficios o pérdidas empresariales en Anexo C (Formulario 1040).
- Plazos de presentación: Recuerde que, como empresario individual, debe presentar los impuestos federales y estatales antes del 15 de abril de cada año, a menos que se le haya concedido una prórroga.
- Contratación de empleados: Si tiene previsto contratar personal para su empresa, manténgase al día de la legislación laboral de California. En Departamento de Desarrollo del Empleo de California (EDD) ofrece recursos a los empresarios sobre impuestos sobre nóminas, información sobre el mercado laboral, etc.
- Requisitos de zonificación: Comprueba las ordenanzas urbanísticas locales antes de empezar a operar en cualquier lugar: algunas zonas pueden tener restricciones contra ciertos tipos de negocios.
Es mejor tomar precauciones que arriesgarse a cometer un error, así que no tengas miedo de pedir consejo a un experto cuando sea necesario.
Si no está seguro de por dónde empezar o necesita ayuda para navegar por las complejidades de iniciar y mantener una empresa unipersonal en California, considere la posibilidad de utilizar nuestra Herramienta de asistencia para pequeñas empresas.
Nuestros colaboradores para pequeñas empresas están al servicio de los propietarios de pequeñas empresas que no pueden permitirse adquirir servicios que les ayuden a hacer crecer sus negocios. Le ayudan a comprender lo que está a su alcance. Aprovecha nuestra herramienta de conexión y te pondremos en contacto con un colaborador que ofrece servicios gratuitos o de bajo coste diseñados para tu negocio.
